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RFID活用によるモノ管理のDX化

社内のPC管理や各拠点で運用している車両など企業では様々なモノ(資産)を管理しています。それらをだれが、どの期間利用しているか等を管理するわけですが最終的にはデータベースに情報はおさまるとしても手作業の棚卸し、運用入力は多いですし手作業が関わることも手伝ってリアルタイムかつ正確に管理する事は容易ではありません。

社用車の運用に至っては法律で車両や運転者の管理が義務付けられていますが、これもきっちりと運用するのはなかなか手間であります。現場を見ると結構ずさんだったりします。この運用管理プロセスをデジタル化し管理を楽に、また運用管理をリアルタイムかつ正確に行う事で業務の効率化としっかりとした統制環境実現。それがモノの管理のDX化です。


車両管理をケースに見てみます。

まずは車両管理のプロセスを簡略化して見てみましょう。

支店、営業所などでキーボックスで社用車の鍵が管理されており、利用者はつど鍵を取り出します。実際には利用申請と承認がその前にありますがこのケースでは省きます。次に利用者は借り出し記録として借り出し日時・利用者などを記録します。紙、EXCELシート等形態は様々でしょう。利用後に返却時間や運転距離を記録し運転日報とします。、行き先なども記録するかもしれません。これらは例えば営業所単位のEXCELシートで共有され本社で一括管理する。運行状況の監査もEXCELを直接参照したり必要に応じてEXCELからデータベースへ吸い上げるような形で行う。監査は本来であれば逐次問題運行等をチェックしたいはずですがEXCELベースの情報管理では手間がかかりすぎます。また管理の正確性から見ると利用者が台帳へ書く形式ですので不正や誤りなど正確に運用状況を管理することは難しいです。


デジタル技術を使った車両管理プロセス

RFIDという電子タグを使ったモノの追跡技術があります。ユニクロなのでは商品にRFIDタグを貼り付け単品管理をしています。RFIDタグは切手よりずっと小さいもののありタグで管理される情報を無線で読み取ることが可能です。これを鍵の管理で使います。



鍵の取り出し

鍵にRFIDタグを取り付けタグと車両とを関係付けます。RFIDの読み取り装置には範囲内のRFIDをリアルタイムに読み続けるタイプがあります。見方を変えると読み取り装置の範囲外にある鍵を認識できるとも言えます。その状態を認識しデータを自動登録します。この様なRFID環境は様々な業者が提供しており。営業所における鍵の有無は自動的に登録できるわけです。


活動記録

先に記載した社用車利用届けにもつながりますが車両利用申請・承認そして営業活動記録などは世の中にでているノーコード基盤を活用することでプログラミングすることなく結構簡単に作ることができます。ノーコード基盤については“すぐに効果がでるDX基盤 Power Platformで説明していますのでこちらをお読みください。

要はWebアプリで申請・承認・利用開始・戻し選択できる画面を作ってデータを登録するだけです。利用開始、終了時には時間や位置情報を取得することで鍵の取り出し・戻しの時間などと照らし合わせて車両と利用者を自動的に結び付けられるので正確な運用情報を得ることができます。

またすでに営業活動報告としてSFA等のツールを利用している場合、ツールによりますがPower Platform等のDX基盤を活用することで社用車利用も併せた活動記録を半自動で記録することができます。

これらは手作業での入力や集計からの開放もありますが人手を介さない正確な車両運行管理という観点で業務プロセスそのものを変えることにもつながります。


他のユースケースにもちょっとだけ触れます。

情報資産、PCの管理です。PCにRFIDタグを貼り付けPCの個体情報と関係付ます。各オフィス、各部屋にリーダーを配置すれば先のユースケースの様に持ち出しが分かります。また方法は様々ですがPCの利用者を管理することも出来ます。ICカードでの無線ログインからの個体情報取得と送信、GPSでの位置情報なども遅れます。こうすることでPCとの所在と利用者、利用日時と場所をと追跡出来ます。PCの移動やPCの移動はデーベースに追加されます。先に紹介したPower Platform等を活用することでデータ追加のイベントを取得して資産管理システムへの自動登録などノンコーディングで各システムとの連携を図る。PCとPC利用者の利用イベントをデジタル化することでPC資産と利用状況管理プロセスを変えることができるわけです。


RFIDと周辺装置によるモノの動きをイベント情報として管理するこれは様々な応用分を見つけ出すことが出来るのではないでしょうか。

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